广西壮族自治区监狱管理局综合档案室档案数字化加工服务项目采购公告

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2019年文书档案数字化扫描

10万页

1、实施标准：

按照中华人民共和国行业标准《DA/T 31-2017 纸质档案数字化规范》、《GB/T 18894-2016电子文件归档与电子档案管理规范》、《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求》《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-2008)、《归档文件整理规则》（DA/T22—2000/2015)等相关要求对纸质文件档案进行整理及数字化加工服务。

2、工作要求

对本单位综合档案室1000份文书档案及10万页文书档案材料（最终以实际验收的数量为准)按国家标准要求进行档案整理及数字化扫描服务。      

3、档案整理实施步骤

档案整理

3.1、档案交接

严格办理交接手续。按采购方的要求，严格办理登记数字化实施各项流程的交接手续，详细做好交接记录。档案交接工作由采购方、成交方负责办理，双方签字确认。   

3.2、检查筛选

对本单位收集上来的档案材料按要求重新筛选分拣，并检查档案材料是否收集齐全，对需要补充的文件列出清单，供采购方收集归档。

3.3、文件装订

归档文件应按标准按件装订。

3.4、分类

归档文件可以采用年度-机构或问题-保管期限或保管期限-年度-机构或问题等方法进行分类。

3.5、排列

归档文件应有分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。

3.6、编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。  

3.7、盒内目录、备考表

打印每盒档案的盒内目录及备考表每个档案盒内放一张，置于盒内档案之后，包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期等。

3.8.装盒

将归档材料按件号顺序依次装入档案盒，依据档案盒的大小，每几件装入一个档案盒，同一保管期限的档案才能装入一个档案盒，不同保管期限的档案不能装入同一档案盒。包括盒内目录（同档案目录）、备考表等。

3.9、整理验收要求

验收前本公司进行全面自检自查自纠，自检合格后申请采购方验收，验收前我方应提供已进行整理或数字化扫描实施的档案明细清单供采购方查看。采购方检查出不合格的，我方需无条件进行修改，直至质量达到采购方标准要求。

档案的装订还原正确率100%，档案原始材料保证100%不缺失。

档案盒信息填写完整、规范，档案盒信息与盒内文件一致，如不一致则为“不合格”。

4、档案数字化服务实施步骤

4.1.技术规范要求和工作操作流程

4.1.1参照中华人民共和国行业标准《DA/T 31-2017 纸质档案数字化规范》、《GB/T 18894-2016 电子文件归档与电子档案管理规范》、《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求》等要求，对必要的纸质档案进行档案数字化服务。

4.2.工作步骤

4.2.1档案交接

严格办理交接手续。按采购方的要求，严格办理登记数字化实施各项流程的交接手续，详细做好交接记录。档案交接工作由采购方、成交方负责办理，双方签字确认。

4.2.2扫描前检查页码、档号章、核对目录

检查页码、检查档号章，如发现有错误或漏页码修改补全。

根据客户提供的目录进行核对目录，如有遗漏或错误修改补全。

4.2.3拆件

拆件是指将档案拆线、拆订，形成散页，便于扫描的过程。

4.2.4扫描

是指对档案散页进行快速扫描，形成影像文件的过程。该过程相关要求如下：

（1）根据数据加载规则设置扫描影像的输出存放位置。

（2）对于封面、内页、手写诉状或是发票等各类不同证据材料，需用不同的比例或是扫描方法进行扫描。

（3）将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不能重扫、漏扫、多扫，同时要确保案卷的清晰度。

（4）采用全彩模式进行扫描。

（5）在保证影像质量的前提下，以尽量减小存储容量为准则。

（6）采用300DPI的分辨率进行彩色扫描，扫描形成文件以单页TIFF或JPG格式存储；照片采用600DPI的分辨率进行扫描，扫描形式文件以单页TIFF或JPEG格式存储。

（7）用每份文件对应的唯一档号来命名其扫描形成的影像文件。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对影像文件命名。

（8）有原件模糊不清的文件应在扫描流程单上注明“原件不清”的字样，待做相应的处理。

（9）扫描页面规格为A4，超过A3幅面的采用大图扫描仪一次扫描成形成单页。（小于A4幅面的按A4计算，A3的按2张A4幅面计算；A2按4张A4幅面计算，A1按8张A4幅面计算，A0按16张A4幅面计算，以此类推。）

4.2.5图像处理

是指对扫描的影像文件进行修整，提高扫描文件的质量的过程。该过程相关要求如下：

（1）处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

（2）对影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框及黑边等应进行去污处理。

（3）扫描图像排列顺序与原件不一致时，应及时进行调整。

（4）对出现倾斜的图像进行纠偏处理，要求倾斜度小于1度（以标题所在水平线为准）。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

（5）扫描的页面内容居中显示，不可出现明显偏左或偏右的现象，正文内容、页眉、页脚、反面印章、附件、手写注释等信息完整；图像内容与原件完全对应，不得出现内容残缺或将旁边页面信息扫入本页的现象。

（6）扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅和过深，并且不出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，即使档案原件存在绣斑变质、颜色过浅或深浅不一致，保证扫描图像可读。

4.2.6图像命名

（1）扫描文件命名

扫描所得的图像文件应规范命名为档号-图像画幅号的格式。

（2）文件夹命名

按级别分层建立与档号对应的文件夹，各级文件夹以该级别的完整档号命名，扫描图像文件存储在相应级别的文件夹内。

（3）数字图像存储为单页文件，并按档号与图像流水号的组合对图像命名。数字图像确需存储为多页文件时，可采用该档案的档号对图像命名。

4.2.7质检

是指对建立索引的影像文件进行全面统一检查，确保质量的过程。该过程相关要求如下：

（1）检查电子影像的页数与原始案卷是否一致。

（2）检查电子影像是否清晰。

（3）检查目录与对应影像的挂接是否正确。

（4）对于质量达不到要求的文件，做下记录必须重新扫描。

4.2.8装订

指将扫描加工完成质检案卷重新装订。该过程相关要求如下：

（1）对已完成扫描、加载、质检工序的案卷进行重新装订。

（2）重新装订的案卷，检查案卷内的页数是否完整，有无顺序混乱，正反颠倒等现象，并加以整理。

（3）按原装订孔重新将案卷装订，以左边和下边对齐为标准。

（4）对文书文件等页数较少文件采用不锈钢订书针装订；对页数较多的案卷采用三孔一线棉线装订。

（5）装订材料满足档案长期保管的需要。

4.2.9装盒

将归档文件按顺序装入档案盒。

4.2.10双层PDF格式

（1）扫描件合成双层PDF格式满足档案软件全文检索。

4.2.11数据挂接

将档案条目数据与扫描电子文件挂接到采购方已有的档案管理系统中，确保条目数据与扫描电子文件的一一对应，确保加工扫描成果在采购方所使用的档案管理系统中有效检索和显示。以快速的计算机批量处理形式（而不是按逐条条目逐份图像文件手工挂接的形式）将图像文件挂接到采购方已有的档案管理系统中，确保100％的挂接正确率与检索、显示的成功率。

4.2.12数据备份

将档案条目数据及其对应的扫描后形成的JPG格式文件刻录成DVD光盘（光盘为档案级别），光盘标签上注明光盘号、存储内容等信息。（光盘由采购方提供）

4.2.13档案归还与数据提交

完成数字化加工的档案按要求装订好后归还采购方，双方在交接记录上签字确认。

4.2.14验收提交

（1）验收包括对电子档案（图像质量、著录质量）及档案原件两者的验收。

（2）制定严格的质量控制方案，对加工的数据进行自检，自检达标的数据才能递交采购方验收。

（3）档案原件验收逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错，需要重新调整。

（4）提供已进行数字化扫描加工档案的明细清单一份（电子版本）。

（5）除了将数据导入存储设备之外，还将数字化扫描加工的所有数据利用光盘进行备份。

（6）完成所有数字化扫描加工任务，由双方共同进行验收，验收通过以双方签署项目验收单为准。

（7）成品验收影像准确率：100%（顺序准确、不多页少页、保持档案原版原貌；图像清晰度达到方便阅读要求、布局合理、图文挂接准确）；影像索引数据匹配准确率：100%；索引数据库挂接准确率：100%。否则采购单位有权单方要求重做。

商务条款

一、合同签订期：自成交通知书发出之日起15日内。

二、提交服务成果时间

自签订合同后120天内完成成果交付。

三、提交服务成果地点：具体由业主指定。

四、售后服务要求：

1.处理问题响应时间：提供每天24小时的不间断技术支持服务，为甲方提供电话、传真、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求，接到采购人需要到现场处理问题通知后6小时内到达采购人指定现场。

2.其他：根据评审会、工作对接会、协调会等意见相应完善。

3.根据《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号）第六十条规定，若投标供应商的报价明显低于其他报价，使得其报价可能低于其成本的，评标委员会将要求投标供应商做出书面说明并提供相关的证明材料。投标供应商不能合理说明或不能提供相关证明材料的，由采购人认定该投标供应商低于成本报价，其应作无效投标处理。

4.付款方式：签订合同五个工作日内，甲方支付合同价款40%为预付款，待乙方完成所有档案数字化扫描工作量，经甲方对乙方交付的成果验收合格后，乙方在甲方付款前，应开具相应等额发票给甲方，甲方向乙方一次性付清合同余款（不计利息）。

5.成交供应商应对履行合同过程中了解或知悉甲方保密信息和档案材料内容予以保密，不得以任何形式向与本项目无关的其他单位或人员提供项目相关文件及所附的有关资料,如违反,必须赔偿采购人的所有损失，且采购人保留追究法律责任的权利。

6.本项目成果及其相关知识产权权利归采购人所有。